Öffentliche Beurkundung virtueller Generalversammlungen oder Verwaltungsratssitzungen
Öffentliche Beurkundung virtueller Generalversammlungen oder Verwaltungsratssitzungen
Aktionärinnen und Aktionäre, Verwaltungsratsmitglieder oder Gesellschafter und die Geschäftsführung einer GmbH müssen sich seit 2023 nicht mehr zwingend am selben Ort versammeln. Versammlungen oder Sitzungen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen ohne Tagungsort vollständig virtuell durchgeführt werden. Das spart Reisezeit, erleichtert die Terminfindung und ermöglicht Personen im In- und Ausland eine virtuelle Teilnahme.
Doch was gilt, wenn ein Beschluss öffentlich beurkundet werden muss – beispielsweise bei einer Statutenänderung, einer Kapitalerhöhung oder einer Kapitalherabsetzung? Auch dafür bietet der Kanton St.Gallen seit September 2023 eine zeitgemässe Lösung.
Das St.Galler Beurkundungsrecht erlaubt ausdrücklich, dass eine öffentliche Urkundsperson (öffentlicher Notar des Kantons St.Gallen) virtuell an einer virtuellen General-/Gesellschafterversammlung oder an einer virtuellen Sitzung des Verwaltungsrates beziehungsweise der Geschäftsführung teilnimmt. Der öffentliche Notar des Kantons St.Gallen muss somit nicht gemeinsam mit allen Beteiligten in einem Sitzungszimmer anwesend sein. Er kann sich über eine geeignete elektronische Plattform zuschalten und die rechtlich relevanten Beratungen und Abstimmungen unmittelbar mitverfolgen.
Voraussetzung ist, dass der Notar während der Beratung und der Abstimmung über die beurkundungsbedürftigen Beschlüsse in gleicher Weise elektronisch anwesend ist wie die übrigen Teilnehmenden. Dadurch kann er den Ablauf, die Anträge, die Abstimmungsergebnisse und die gefassten Beschlüsse zuverlässig feststellen und anschliessend in einer öffentlichen Urkunde festhalten.
Für Unternehmen bedeutet dies mehr Flexibilität: Eine virtuell durchgeführte Versammlung muss nicht allein deshalb durch einen physischen Termin ergänzt werden, weil einzelne Beschlüsse der öffentlichen Beurkundung bedürfen. Ein öffentlicher Notar des Kantons St.Gallen kann den gesamten Prozess von der Vorbereitung der Beschlussunterlagen bis zur Beurkundung begleiten.
Wir helfen Ihnen gerne. Kontakt
Eine virtuelle Versammlung oder Sitzung ist mehr als eine gewöhnliche Videokonferenz. Bei einer Aktiengesellschaft oder GmbH muss die Durchführung ohne Tagungsort grundsätzlich in den Statuten vorgesehen sein. Der Verwaltungsrat legt fest, welche elektronischen Mittel eingesetzt werden.
Die gewählte Lösung muss insbesondere gewährleisten, dass die Identität der Teilnehmenden feststeht, alle berechtigten Personen ihre Rechte ausüben können, Voten und Anträge unmittelbar übertragen werden und das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann. Deshalb lohnt sich eine frühzeitige rechtliche und technische Planung.
Wir helfen Ihnen gerne. Kontakt
Für die sichere Durchführung werden von Weber Noser von Gleichenstein ein persönlicher Zugang und eine Zweifaktorauthentifizierung angeboten. Die Zweifaktorauthentifizierung erschwert den unbefugten Zugang (auch von KI) erheblich und hilft dabei, die Identität der Teilnehmenden verlässlich zu prüfen. Für grösserer Versammlungen bestehen diverse weitere Branchenlösungen.
Wir helfen Ihnen gerne. Kontakt
Damit die virtuelle Beurkundung reibungslos funktioniert, sollte der Notar möglichst früh beigezogen werden. Er prüft, ob die Statuten die gewünschte Form der Versammlung zulassen, welche Beschlüsse öffentlich beurkundet werden müssen und ob Einladung, Traktanden, Anträge und Vollmachten korrekt vorbereitet sind. Zudem kann der Ablauf der Sitzung vorgängig abgestimmt und die geeignete technische Lösung festgelegt werden.
So verbindet die St.Galler Regelung die Rechtssicherheit einer öffentlichen Beurkundung mit den Vorteilen einer digitalen Versammlung oder Sitzung: kurze Wege, flexible Teilnahme und ein effizienter Ablauf – ohne Abstriche bei Sorgfalt, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit.
Sie planen eine virtuelle GV oder VR-Sitzung mit beurkundungsbedürftigen Beschlüssen? Gerne klären wir mit Ihnen die rechtlichen und technischen Voraussetzungen und begleiten Sie von der Vorbereitung bis zur öffentlichen Beurkundung der Feststellungen und Beschlüsse.
Wir helfen Ihnen gerne. Kontakt